会社でメールや表計算を開くとき、そのソフトを自分のパソコンにインストールした覚えはありますか。
ブラウザを開けば使える、という形で仕事をしている方が増えました。この形が「SaaS（サース）」です。
この記事では、SaaSとは何かをITの知識がなくてもわかるように説明します。そのうえで、解説記事があまり書かない契約が終わったとき、預けたデータはどうなるのかまで、各社の公式の案内をたどって扱います。
目次
SaaSとは？ できあがったソフトを、そのまま借りて使う形
SaaSとは「Software as a Service」の略で、読み方は「サース」です。直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」となります。
以前は、WordやExcelのようなソフトは自分のパソコンにインストールして使うものでした。SaaSでは、事業者が用意したソフトをインターネット経由でそのまま使います。
この形の中身は、アメリカの国立標準技術研究所（NIST）が2011年9月に出した文書「The NIST Definition of Cloud Computing」（SP 800-145）に書かれています。SaaSの説明はこうです。
利用者に提供されるのは、クラウドの基盤の上で動く事業者のアプリケーションを使えることである。アプリケーションには、さまざまな端末から、ウェブブラウザのようなシンクライアント型のインターフェース（例えばウェブメール）か、プログラムインターフェースのいずれかを通じてアクセスする。利用者は、その下にある基盤を、ネットワークであれ、サーバーであれ、OSであれ、保存領域であれ、個々のアプリケーションの機能さえも、管理も制御もしない。ただし、その利用者だけに関わる限られたアプリケーションの設定は、その例外となることがある。（原文: The capability provided to the consumer is to use the provider’s applications running on a cloud infrastructure. The applications are accessible from various client devices through either a thin client interface, such as a web browser (e.g., web-based email), or a program interface. The consumer does not manage or control the underlying cloud infrastructure including network, servers, operating systems, storage, or even individual application capabilities, with the possible exception of limited user-specific application configuration settings.）
長い文ですが、言っていることは単純です。中身の面倒はほとんど事業者が見る。ただし自分用の設定は自分で決めることがある。この「ただし」に当たるのが、パスワードや共有範囲です。任せきりにはできない部分として、あとの「気をつけること」に出てきます。
もうひとつ、この定義は使うときの経路として「ウェブブラウザのようなシンクライアント型のインターフェース」と「プログラムインターフェース」の2通りを挙げています。ブラウザだけに限っていません。実際、Microsoft 365 はパソコンに入れたアプリから使っても、事業者が用意したサービスを借りている形です。
では、目の前のサービスがSaaSかどうかは何で見分けるとよいのでしょうか。インストールの有無は目印のひとつですが、上のとおりそれだけでは決まりません。次の3つが揃っていれば、まずSaaSと考えて差し支えありません。
- 買い切りではなく、毎月または毎年お金を払い続けている
- アカウントとパスワードで入る
- 別の端末から入っても、同じデータが見える
3つ目が効きます。データが手元ではなく預け先にあるから、どの端末からでも同じものが見えるのです。身のまわりのどれがクラウドなのかは、こちらで扱っています。
SaaSのメリット・デメリット ― 助かること、気をつけること
使う側から見ると、次のような良し悪しがあります。
- インストールが要らず、すぐ使い始められる
- 買い切りではないので、はじめの出費が小さい
- 更新の作業をしなくても最新の状態になる
- 会社でも自宅でも、同じものが開ける
- インターネットにつながらないと開けない
- 自分の側で決めることが残る（パスワード・共有範囲）
- 作りを自分たちに合わせて変えられる範囲が狭い
- やめるときのデータの持ち出しに手間がかかる
メリット側は、名前を見ればおよそ想像がつくと思います。この記事では、デメリット側にある「自分の側で決めることが残る」と「やめるときの持ち出し」を、このあと具体的に見ていきます。実際に困るのはこちらだからです。
なお「つながらないと開けない」は、ファイルを預けるサービスでも同じことが起きます。手元に落としていないものが開けない、という形で現れます。
SaaSの代表例と、そこで借りているもの
名前を挙げると、使っているものが見つかると思います。
| サービス | 借りているもの |
|---|---|
| Microsoft 365 | Word・Excel・PowerPoint と、メールやファイルの置き場（パソコンに入れたアプリから使う形も含みます） |
| Google Workspace | Gmail・ドキュメント・スプレッドシートと、その置き場 |
| Salesforce | 顧客の情報を記録して共有するしくみ |
| Zoom | Web会議をつなぐしくみ |
共通しているのは、ソフトと一緒に、データの置き場も借りているということです。作った資料も、やりとりしたメールも、事業者の側にあります。
だからこそ、次の話が要ります。
契約が終わったら、預けたデータはどうなるのか
会社が使うサービスを変えたとき、あるいは自分が契約をやめたとき、それまでのデータはどうなるのでしょうか。
ここは各社の公式の案内に書かれています。2社ぶんを読んでみます。
やめ方によって、消え方が変わる（Microsoft 365）
Microsoft は、一般法人向けの案内で、やめ方によって消え方が変わると説明しています。まず、その対比から見ます。
| やめ方 | Microsoft の案内に書かれていること |
|---|---|
| 更新せず、期限切れにする | アクティブ → 期限切れ → 無効 → 削除済み と段階を追う |
| キャンセルできる期間内に取り消す | 期限切れを飛ばして「無効」へ直接移る |
| 明示的に削除する | 期限切れも無効も飛ばし、OneDrive を含むデータは直ちに削除される |
⚠ いちばん下が、この節でお伝えしたい一点です。原文はこう書いています。
サブスクリプションを明示的に削除すると、期限切れや無効状態はスキップされ、OneDrive を含む SharePoint Online のデータやコンテンツは直ちに削除されます。
つまり「解約すればしばらく猶予がある」とはかぎりません。「削除」に当たる操作を選ぶと、その場で消えることがあります。⚠ 管理画面のどのボタンがそれに当たるかまでは案内に書かれていないので、手続きに入る前に、その画面の説明を読むか、Microsoft のサポートに確かめてください。
段階を追って終わる場合は、次のように変わっていきます。
サブスクリプションは、ライフサイクルの過程で次の状態を経過します。アクティブ > 期限切れ > 無効 > 削除済み
| 段階 | 使っていた人 | データ |
|---|---|---|
| アクティブ | 通常どおり使える | すべての利用者が見られる |
| 期限切れ | 通常どおり使える | すべての利用者が見られる |
| 無効 | アプリにアクセスできない（アプリはやがて読み取り専用の機能制限モードに移る） | 管理者だけが見られる |
| 削除済み | 使えない | （他のサービスで使われていなければ）削除される |
⚠ この表の「期限切れ」と「無効」には、原典で「ほとんどの国・地域のほとんどのプラン」という但し書きが付いています。契約の形によっては、期限切れの段階が無いこともあります。
ここが大事なところです。「無効」の段階でデータを取り出せるのは、管理者だけになります。使っていた本人には、もう見えません。
無効期間中、ユーザーは Microsoft 365 サービスにアクセスできません。また、管理者のみがデータにアクセスしてバックアップできます。
そして最後の段階について、同じページはこう念を押しています。
サブスクリプションが削除されると、同じ種類の新しいサブスクリプションを追加しても、削除されたサブスクリプションに関連付けられていたデータは復元されません。
⚠ それぞれの段階が何日続くかは、ここには書きません。同じページの中で、直接購入したのか、エンタープライズ契約なのか、販売店を通したのかによって表が分かれているためです。一律に「Microsoft は○日」とは言えないので、日数は下記の公式ページで自社の契約の種類の行を見てください。
持ち出しには時間がかかる（Google Workspace）
Google Workspace には、組織のデータをまとめて書き出す（エクスポートする）道具が用意されています。ただし、Google の管理者向けヘルプにはこう書かれています。
この操作を実施するには、特権管理者としてログインする必要があります。
さらに、始めてもすぐには終わりません。
実際の書き出しが開始されるのは、書き出し処理の開始から 48 時間後になります。この待機時間は、組織データの安全性を確保するためのものです。（中略）データの書き出しは通常 72 時間ほどで完了しますが、書き出すデータ量によっては最長で 14 日ほどかかる場合があります。
つまり解約日の前日に思い立っても間に合いません。
ただし、これは組織のデータをまとめて書き出すときの話です。同じページには、一人ひとりに任せる道も書かれています。
データのダウンロードを各ユーザーに任せる場合は、Google データ エクスポートを許可し、ユーザーに Google データをダウンロードする方法を案内してください。
つまり自分の分を自分で落とせるかどうかは、管理者が許可しているかによります。会社のアカウントで試して落とせなければ、許可されていない可能性があります（別の理由のこともあるので、管理者に確かめてください）。
自分個人のGoogleアカウントであれば、手順は公開されています。Google はあわせてこう注意しています。
重要: Google データをダウンロードしても、Google のサーバーからデータが削除されるわけではありません。
手元にコピーを作ることと、預けた先から消すことは、別の操作だということです。
この2社から言えること
1. そのサービスの管理者は誰か
Google では組織全体の書き出しが特権管理者に限られ、Microsoft では「無効」の段階に入るとデータに触れられるのが管理者だけになります。社内に情報システムの担当がいなければ、契約書や請求書の宛先、最初にアカウントを配った人をたどると見つかります。その人がもう辞めていて連絡がつかないときの道は、退職者のアカウントの記事で説明しています。
2. 書き出しにどれだけかかるか
調べた2社のうち Google は、始めてから終わるまで数日から2週間かかることがあると案内しています。解約日から逆算します。
3. 書き出したものが、移った先で開けるか
取り出せることと、次のサービスで読めることは別です。書き出したファイルの種類（メールなら mbox、表なら CSV など）を、移行先の公式ヘルプが受け入れると書いているかを確かめておきます。
4. どこまで消えると書かれているか
公式のヘルプに書かれています。人づてではなく、その案内を読んでおきます。Microsoft の日数を調べるときは、自社がどの買い方をしたか（Microsoft から直接／エンタープライズ契約／販売店経由）で表が変わるので、契約書か請求書で確かめてから見ます。
⚠ ここで見たのは2社の案内であって、SaaS全体の決まりではありません。サービスごとに違いますので、使っているサービスの公式ヘルプで「解約」「データの書き出し」を探してください。
会計ソフトでも、解約したあとに過去の帳簿を見られるかは、会社とやめ方で違います。freee・マネーフォワード・弥生の案内は、会計ソフトの乗り換えの記事で並べています。
移す手順と、移った先で本当に使えるかの確かめ方は、こちらにまとめました。
まとめ
SaaSは、できあがったソフトを、置き場ごと借りて使う形でした。
- 払い続けている・アカウントで入る・別の端末でも同じデータが見える、が揃えばまずSaaS
- NIST の定義でも、自分用の限られた設定は利用者の側に残ることがある
- ソフトと一緒に、データの置き場も借りている
- 調べた2社では、Google は組織全体の書き出しが特権管理者に限られ、Microsoft は「無効」の段階でデータに触れられるのが管理者だけになる
SaaS・PaaS・IaaS の3つがどう並んでいるのかは、こちらにまとめてあります。
参考: 一般法人向け Microsoft 365 のサブスクリプションが終了したとき、データとアクセスはどうなりますか? | Microsoft Learn
参考: 組織のすべてのデータを書き出す（Google Workspace ヘルプ）
参考: Google データをダウンロードする方法 – Google アカウント ヘルプ
参考: The NIST Definition of Cloud Computing（SP 800-145）（アメリカ国立標準技術研究所・PDF・英語）