「うちのメール、別の会社に変えたほうがいいか調べておいて」——そう言われて検索すると、出てくるのは手順を並べた解説や、DNSの設定画面の説明ばかりです。
読んでいるうちに、こう思ったのではないでしょうか。「これは自分がやる作業なのだろうか」と。
実は、作業そのものより先に決まってしまうことがあります。いまのメールアドレスをそのまま使えるかどうか、そして過去のメールが持っていけるかどうかは、移す作業を始める前の段階でほぼ決まっています。
この記事では、ITの知識がなくても確かめられることを中心に、自分で確認できることと、契約先や担当者に聞くことを分けて説明します。
この作業は「メールサーバーの移行」「サーバーの引っ越し」とも呼ばれます。呼び方は違っても、確かめることは同じです。
この記事で確認するのは、①アドレスはそのまま使えるか ②過去のメールは移せるか ③切り替えの日に届かない時間はあるか ④旧いほうはいつ解約していいかの4つです。上司に持って帰る材料をそろえるところまでを目標にします。
目次
メールの移行で移すものは、3つに分かれる
「メールを移す」と一言で言いますが、中身は1つではありません。
引っ越しにたとえると分かりやすくなります。住所（メールアドレス）と、荷物（これまでのメール）と、住所録（宛先や予定表）は、別々のものです。運び方も、そもそも運べるかどうかも、それぞれ違います。
| 移すもの | 何で決まるか |
|---|---|
| メールアドレス いま名刺に載っているもの | @ の後ろが誰のものかで決まる |
| これまでのメール 受信箱にたまっているもの | いまどこに置いてあるかと、移す先の組み合わせで決まる |
| 宛先録・予定表 アドレス帳、カレンダー | メールとは別扱い。移らないことがある |
3つ目の「宛先録・予定表」を意外に思われたかもしれません。ここは後の節で詳しく書きますが、メールは移せても、アドレス帳と予定表は付いてこないことがあります。
まずは1つ目、いちばん影響が大きいメールアドレスから見ていきます。
メールアドレスをそのまま使えるかは、@の後ろで決まる
いま使っているメールアドレスを、紙に書いてみてください。
eigyo@example.co.jp のように、@ の後ろの部分（ドメイン名）が自分の会社のものかどうか。これが最初の分かれ道です。
独自のドメイン名なら、預け先を変えても同じアドレスが使える
@ の後ろが example.co.jp のように会社の名前になっているなら、それは自社の名義で登録したドメイン名（独自ドメイン）の可能性が高いです。この場合、メールの預け先を変えてもアドレスは変わりません。
.jp のドメイン名などを管理している日本レジストリサービス（JPRS）は、ドメイン名を登録した人を「登録者」と呼び、手続きを代行する会社を「管理指定事業者」と呼んで区別しています。同社はドメイン名の管理指定事業者の変更のページで、「各ドメイン名の管理指定事業者は1社のみとなります。また、登録済みのドメイン名の管理指定事業者を変更することが可能です」と説明しています（.jp のドメイン名と、JPRSが扱う .com .net などの場合の説明です）。
つまりドメイン名そのものは登録した人のもので、代行する会社だけを取り替えられるということです。土地は自分のもので、管理を頼む不動産屋さんだけ変えられる、という関係に近いかもしれません。
⚠ ただしその名義が自社になっているとはかぎりません。ホームページを作ってもらった会社や、前の契約先の名義のままになっていることがあります。ここは書類を見ても分からないことが多いので、後の「聞くこと」に入れてあります。
ドメイン名の移管 … ドメイン名を管理する会社を変える手続き。JPRSは「開始から終了まで数日程度かかる場合があります」と案内しています。
メールの移行 … メールを預ける先を変えること。
この2つは別のものです。メールの預け先だけを変えるなら、ドメイン名の移管は必要ありません。ドメイン名の宛先案内（DNS）の向き先を書き換えるだけで、これは作業する人の仕事です。
移管が話に出るのは、ドメイン名の管理も同じ会社にまとめたいときや、いまの契約先との取引そのものを終わらせるときです。そうでなければ、この節は読み飛ばして構いません。
なお移管をする場合は、JPRSが発行する「認証コード（AuthCode）」が要ります。これは申請者が「登録者本人」または委任された人であることを確認するためのもので、同社が生成し、登録者が文字列を指定することはできません。つまり、いまの契約先に問い合わせないと手続きが始まりません。
プロバイダや携帯会社のアドレスは、別の契約に切り替える
@ の後ろが biglobe.ne.jp や softbank.ne.jp のように、契約している会社の名前になっている場合は、話が変わります。このアドレスはその会社と契約している間だけ借りているものだからです。
ただし「解約したら必ず使えなくなる」わけではありません。アドレスだけを残す契約が用意されていることが多く、そちらに切り替えれば使い続けられます。
携帯電話会社3社の案内を見ると、いずれも同じ形のサービスがありました。
| 会社 | 料金 | 申し込みの期限 |
|---|---|---|
| ソフトバンク | 1メールアドレスごと 月額330円／年額3,300円 | 「回線のご解約後、31日以内」 |
| NTTドコモ | 月額330円（税込） 初回申込日から31日間は無料 （以降は自動継続） | 「ドコモ回線の解約日から31日以内」 |
| au | 月額330円／1メールアドレス | 「au解約後31日以内」 |
3社とも金額と期限が同じでしたが、細かいところは違います。たとえばソフトバンクはメールアドレス持ち運びのページで、メールボックスの容量を200MB（最大5,000件）までとしています。
期限の数え方も同じではありません。ドコモは、他社へ番号を持っていく手続きをしてサービス継続予約をしなかった場合について、「移転先事業者での新規契約完了より31日以内（移転先事業者での新規契約完了日を1日目とする）」と案内しています。起点が解約日とはかぎりません。
ドコモは「ドコモメール持ち運びは、契約者名義が法人の場合は、お申込みいただくことはできません」と明記しています。
ソフトバンクも「法人名義またはプリペイドで回線契約されていた場合、本サービスにお申し込みいただくことはできません」としています。
auは法人名義についての記載を見つけられませんでしたが、ビジネス向けのアドレス（@xxx.biz.ezweb.ne.jp／@xxx.biz.au.com）は対象外と案内しています。
社用の携帯で使っているアドレスを残そうとしている場合は、まず契約の名義を確かめてください。個人名義なら申し込めますが、会社名義だとそもそも土俵に上がれないことがあります。
プロバイダの場合も似た仕組みですが、言葉の使い分けに注意が必要です。BIGLOBEは他社プロバイダに変更しますが、BIGLOBEメールアドレスは継続して使いたいという案内で、「退会」と「解約」を分けて説明しています。
「退会月の月末をもってBIGLOBEメールアドレスは使えなくなります」
「再入会しても同じメールアドレスを取得することはできませんのでご注意ください」
有料のプランに切り替えると、月額220円（税込）で「今までどおりメールソフト／メールアプリから」使え、「メールデータの保存期間も『無制限』」。
接続サービスだけを解約すると、「Webメールのみからの利用」になり、「メールデータの保存期間が『30日間』」に変わる。
同じ会社をやめるのに、手続きの名前が違うだけで結果がここまで変わります。「解約」と言われたときに、それが退会を指しているのかどうかを確かめてください。
そして期限です。携帯電話会社3社はいずれも「解約後31日以内」を条件にしていました。回線をやめる日と、アドレスを残す申し込みは、別々に日付を管理する必要があります。
過去のメールは、移せるのか
ここでよくあるのが、「メールは全部パソコンに入っている」と思っていたら実は違った、という行き違いです。
先に結論を書くと、移せるかどうかより「どこまで移るか」のほうが問題になります。メールは移せても、アドレス帳や予定表が付いてこないことがあるからです。
過去のメールがどこに置いてあるかは、これまでの受け取り方ですでに決まっています。そして受け取り方には、大きく2つの形があります。
手元のパソコンに降ろしていた場合
POP（ポップ）という受け取り方です。届いたメールをサーバーからパソコンへ降ろして、手元に貯めていく形になります。
郵便受けから郵便物を取り出して、自宅の引き出しにしまっていくところを想像してください。引き出しの中身は自分のものなので、契約をやめても消えません。
そのかわり、そのパソコンが壊れれば、いっしょに失われます。会社のメールが一台のパソコンの中だけにある、という状態は、移行とは関係なく確かめておく価値があります。
預けたまま見ていた場合
IMAP（アイマップ）という受け取り方と、ブラウザで開く形です。メールはサーバーに置いたままで、パソコンやスマホはそれを見に行っているだけになります。
こちらは郵便受けに入れたまま、必要なときに見に行っている状態です。複数の機械から同じ受信箱が見えるのは、この形だからです。
ただし置いてあるのは自分の引き出しではなく、契約先の郵便受けです。契約の内容が変われば、そこに入っていたものの扱いも変わります。前の節で見たBIGLOBEが、接続サービスだけを解約した場合について「保存期間が30日間になる」と案内しているのも、メールを預けたままにしている形だからです。
どちらの形で受け取っているかは、メールソフトの設定画面に「POP」「IMAP」のどちらかが書かれているので分かります。設定の値そのものは契約先が決めるもので、こちらで自由に変えられるものではありません。
どこまで移るかは、移す先との組み合わせで変わる
ここから先は、預けたままの形（IMAP・ブラウザ）の話になります。サーバーに中身が残っているので、新しい預け先へまとめて移す道具が用意されているからです。
手元に降ろしていた形（POP）なら、過去のメールはすでにパソコンの中にあります。移す作業の対象はサーバーではなくそのパソコンです。
この場合に確かめることは1つで、「いまパソコンに入っているメールも、新しい環境で読めるようにできますか」と作業する人に聞くことです。サーバーを移す話とは別に頼む必要があるので、言わないと作業に入らないことがあります。
⚠ あわせて、そのパソコンが1台しかない状態になっていないかも見てください。手元だけにある状態は、移行とは関係なく、機械が壊れた時点で失われます。
そのうえで、預けたままの形でも何が移って何が移らないかは、道具によって違います。
MicrosoftはIMAP メールボックスの Microsoft 365 または Office 365 への移行について知っておくべきことで、IMAPを使った移行の制限をこう書いています。
ユーザーの受信トレイや他のメール フォルダーにある項目のみを移行できます。この種類の移行では、連絡先、予定表の項目、タスクは移行されません。
同じページには、1つのメールボックスから移せる件数は最大500,000件（新しいものから順に移行される）、1通あたりの上限は35MB、という記載もあります。
いっぽう、移す方向と道具が変わると結果も変わります。GoogleはExchange Onlineから移す場合について、Exchange Online からインポートされるデータで「メール、カレンダー、連絡先のデータをインポートできます」と案内しています。こちらは予定表と連絡先が付いてきます。
ただしこちらにも条件があり、添付ファイルは「メールと添付ファイルの合計が 150 MB を超える場合」などは対象外、Teamsの会議は「会議のリンクがインポートされます。会議は Google Meet 会議に変換されません」と書かれています。
⚠ ここで大事なのは、どちらが優れているかではありません。同じ「メールを移す」でも、どこからどこへ、どの道具で移すかによって、付いてくるものが違うということです。
だから調べるときは、一般論を探すより「うちの場合、連絡先と予定表は移りますか」と聞くほうが早く終わります。
移行の日、メールは届かなくなるのか
いちばん心配なのは、たぶんここでしょう。取引先からのメールが消えたら困ります。
先に結論を書きます。この記事で読んだGoogleとMicrosoftの手順は、どちらも新しい受け皿を先に作り、案内板の書き換えを最後に置いています。この順で進めるかぎり、メールがどこにも届かない時間は生じにくくなります。ただし切り替えの前後には、送り主に一度戻ってしまい、送り直しが必要になるメールが出ることがあります。
なぜそうなるのかを、順に説明します。
先に仕組みを一つだけ。メールを送る側は、宛先のドメイン名から「その会社のメールはどこで受け取っているか」を調べてから送っています。この案内板にあたるのがDNSで、メール専用の案内をMXレコードと呼びます。
移行というのは、この案内板の書き換えです。そして案内板の内容は、世界中にすぐには行き渡りません。
GoogleはMX レコードを変更する際の問題を回避するで、自社のサービスへ移す場合についてこう書いています。
Google MX レコードが反映されるまでには、最長で 48 時間ほどかかることがあります。新しいレコードが有効になるまでは、メールは以前のメール プロバイダに転送されます。
この「最長48時間」は、その間メールが届かないという意味ではありません。引用の後半にあるとおり、新しい案内が行き渡るまでは前の預け先に届きます。また、Googleが自社への移行について書いている数字なので、どの会社でも同じとは限りません。ただ切り替えが一瞬では終わらず、しばらく新旧の両方に届きうるという形は共通しています。
だから順番が決まります。Microsoftも先ほどのページで、メールボックスを移行した「後」にMXレコードを変更する、と手順を並べています。受け皿を先に作り、案内板の書き換えは最後という順序です。
Googleは同じページで、メールが送り主へ返送されるのを防ぐ方法として、次のようなことを挙げています。
- MXレコードを変更する前に、移行先の利用者のアカウントをすべて作っておく
- 宛先の分からないメールをまとめて受け取る置き場（キャッチオール アドレス）を用意しておく
- メールの量が少ない時間帯（夜間や週末など）に変更する
- 主要な連絡先に、変更の予定日時・返送されたメールの再送方法・緊急時の代替連絡手段を知らせておく
4つのうち、上の3つは作業する人の仕事です。いちばん下だけは、事務や営業の側の仕事だと気づいたでしょうか。誰にいつ何を伝えるかは、社内の人間にしか決められません。
Googleは同じ箇所で、伝えるときのヒントとして「ダウンタイムは短時間で終わることを強調します。また、メールが消えることはないものの、一部は再送信が必要になる場合もあることを伝えます」とも書いています（ダウンタイムとは、使えない時間のことです）。
⚠ この「メールが消えることはない」は、Googleが自社への移行について書いていることです。前の節で見たように、契約そのものをやめてしまえばアドレスごと消える場合があります。移行のあいだの話と、解約の話は別に考えてください。
使っている人の側にも、やることが残る
案内板を書き換えると、パソコンやスマホのメールソフトが前の預け先を見に行ったままになることがあります。その場合は、使っている人の側で設定をやり直す必要があります。
画面の中身は使っているソフトによって違うので、ここでは扱いません。ただし誰が何台使っているかは、いま数えておけます。共有で使っているアドレスや、事務所に置いたままの1台を忘れると、そこだけメールが止まったことに何日も気づけません。
取引先には、何をいつ伝えるか
上の4つ目は、この記事を読んでいる人の仕事です。Googleが挙げていた「必ず伝えること」は、次の3つでした。
- 切り替えを行う予定の日時
- 戻ってきてしまったメールの送り直しの方法
- その間に急ぐ用件があるときの別の連絡先（電話番号など）
この3つが入っていれば、文面は難しく考えなくて構いません。「◯月◯日にメールの設定を切り替えます。アドレスは変わりません。当日はお送りいただいたメールが一度戻ることがあり、その際はお手数ですが再送をお願いします。お急ぎの場合は電話（◯◯）へご連絡ください」——この程度で足ります。
⚠ アドレスが変わる場合は、話がまったく別になります。新しいアドレスから知らせると迷惑メールとして扱われることがあるので、案内は変更前のアドレスから送ります。そのうえで、名刺・請求書・ウェブサイト・各種サービスの登録先など、アドレスを書いてある場所を洗い出す作業が別に必要になります。
旧いメールの契約は、いつ解約していいのか
ここまでを踏まえると、答えは自然に出ます。
案内板が世界中に行き渡るまでのあいだ、旧いほうにもメールが届きます。その受け皿を先に閉じてしまうと、送り主のところへ「届きませんでした」と戻ることがあります。
いつまで残すかは契約先と手順によって変わるので、ここで日数は書けません。代わりに「いつ止めていいか」を必ず質問に入れて、「しばらく様子を見て」ではなく日付で答えてもらってください。口頭の「しばらく」は、誰の手元にも残りません。
そしてもう一つ、先に期限が来てしまうものがあります。前に見た、携帯電話会社のアドレスを残すサービスです。
申し込む順番は会社によって違い、ドコモは回線の解約と同時に申し込む方法も案内しています。回線をやめる手続きと、アドレスを残す手続きは、同じ日に並べて考えておくと取りこぼしません。
自分で確認できることと、契約先に聞くこと
持ち帰る材料としてまとめます。
その前に、「聞く相手」を先にはっきりさせてください。いまのメールを手配してくれた業者がいるなら、まずはそこです。契約先が誰なのか自体が分からないことも珍しくないので、その場合は「いまのメールは、どこと契約していますか」から聞いて構いません。
まず、専門知識がなくても手元で確かめられることです。
| 確かめること | どこを見るか |
|---|---|
| @ の後ろは会社の名前か、契約先の名前か | 名刺、いま使っているメールアドレス |
| 受け取り方はPOPかIMAPか | メールソフトの設定画面（アカウントの種類） |
| 「解約」と「退会」が分かれている契約か | 契約先のサイトの解約案内 |
| メールを使っている人と、その台数 | 社内で数えること（共有のアドレスも忘れずに） |
| 取引先にいつ何を知らせるか | 社内で決めること |
次に、こちらでは分からないので聞くしかないことです。ここが聞けたら、話はほぼ前に進みます。
| 聞くこと | なぜ聞くか |
|---|---|
| 連絡先と予定表は移りますか | 道具によって付いてこない |
| 切り替えの日、届かない時間はありますか | 取引先への連絡の要否が決まる |
| 旧いほうはいつまで残せますか | 先に止めるとメールが戻ることがある |
| いまのアドレスは残せますか。残すなら期限は | 期限を過ぎると取り返しがつかない |
| ドメイン名は誰の名義で登録されていますか | 自社名義とはかぎらない |
| いまパソコンに入っているメールも読めるようにできますか | 手元に降ろしている場合は別に頼む |
| 料金は何で決まりますか（人数分か、使った量か、移す作業は別料金か） | 見積もりの前提が決まる |
いちばん下の料金について、ひとつだけ形を書いておきます。会社向けのサービスには、使う人数で毎月の料金が決まる形があります。たとえばGoogleは柔軟な価格プラン オプションの比較のページで「月額料金を見積もるには、ユーザー数を変更します」と案内しています。だから先に人数を数えておくと、見積もりが早く出ます。どのサービスが安いかは条件で変わるので、この記事では比べません。
ここまで揃えば、あとは作業する人の領分です。自分でやるべきなのは作業ではなく、この確認のほうだった、というのがこの記事でいちばん伝えたかったことです。
まとめ
メールの移行で押さえるところを、もう一度並べます。
- 移すものは「アドレス」「これまでのメール」「宛先録・予定表」の3つで、それぞれ別に決まる
- @ の後ろのドメイン名が自社の名義で登録されていれば、預け先を変えてもアドレスは変わらない
- 契約先の名前が入ったアドレスも、アドレスだけ残す契約に切り替えれば使えることが多い。調べた携帯電話会社3社はいずれも「解約後31日以内」の申し込みが条件で、期限の数え方は会社によって違った
- ただしドコモとソフトバンクは、法人名義の回線では申し込めないと明記している
- BIGLOBEの案内では、「退会」すると月末でアドレスが使えなくなり、再入会しても同じアドレスは取得できない
- 過去のメールの置き場所は、POPかIMAPかで既に決まっている
- 何が移るかは道具しだい。MicrosoftのIMAP移行では連絡先・予定表・タスクは移らないが、GoogleがExchange Onlineから取り込む場合はカレンダーと連絡先も対象になる
- 切り替えは一瞬では終わらない。Googleは自社への移行について「最長で 48 時間」と案内している
- 旧いほうを先に止めると、届いたメールが送り主へ戻ることがある
作業そのものは、たいてい詳しい人に頼むことになります。頼む前に決まっていることを確かめておくと、頼んだあとの手戻りが減ります。
メールの仕組みそのもの、設定値が契約先から指定される理由、そして契約が終わったあとにデータがどうなるかは、それぞれこちらにまとめてあります。
メール以外のデータ（ファイルや表など）も一緒に移すなら、確かめることが変わります。
参考: IMAP メールボックスの Microsoft 365 または Office 365 への移行について知っておくべきこと（Microsoft）