「メールを送りたいけど、正しい書き方がわからない…」
「失礼なメールを送って相手を怒らせたらどうしよう…」
あなたは今、そんな不安を抱えていませんか？
ビジネスシーンにおいて、Eメールは今なお重要なコミュニケーションツールです。
しかし、ITやネットワークに詳しくない方にとって、Eメールのルールやマナーは難しく感じられるかもしれません。
この記事では、Eメール作成の基本ルールから、相手に失礼にならないマナーまで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
目次
Eメール作成の基本ルール
Eメール作成における基本的なルールを3つご紹介します。
件名は具体的に書く
件名はメールの内容を具体的に示しましょう。
理由は、相手にメールの内容を瞬時に理解してもらうためです。
件名が曖昧だと、相手はメールを開封するのを後回しにしたり、最悪の場合、見落としてしまう可能性があります。
例えば、「打ち合わせについて」ではなく、「〇月〇日 〇〇の打ち合わせ内容について」のように、具体的な件名を心がけましょう。
宛名は正しく丁寧に書く
宛名は相手の名前や役職を正しく丁寧に記載しましょう。
理由は、相手に敬意を示すためです。
宛名が間違っていたり、役職が省略されていたりすると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。
例えば、「〇〇株式会社 〇〇部長」のように、会社名、部署名、役職名、氏名を省略せずに記載しましょう。
本文はPREP法でわかりやすく書く
本文はPREP法を意識してわかりやすく記載しましょう。
理由は、相手に内容をスムーズに理解してもらうためです。
PREP法とは、Point（要点）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点）の順で文章を構成する方法です。
例えば、次のような文章です。
〇〇の件について、ご相談させてください。
〇〇のプロジェクトを進める上で、〇〇について確認したい事項があります。
具体的には、〇〇の点について、〇〇という状況です。
つきましては、〇〇について、〇〇までにご回答いただけますでしょうか。
このようにPREP法を用いることで、論理的でわかりやすい文章を作成できます。
Eメール作成のマナー
Eメール作成において、相手に失礼にならないためのマナーを3つご紹介します。
適切な言葉遣いを心がける
相手や状況に合わせた適切な言葉遣いを心がけましょう。
理由は、相手に失礼な印象を与えないためです。
例えば、社外の人には「です・ます調」の丁寧語を、上司には尊敬語を使うようにしましょう。
特にビジネスシーンでは、丁寧語や尊敬語を適切に使い分けることが重要です。
返信は迅速にする
Eメールへの返信は迅速に行いましょう。
理由は、相手に誠意を示すためです。
例えば、「〇〇の件、承知いたしました。詳細を確認後、改めてご連絡いたします。」のように、返信することで、相手は安心できます。
すぐに返信できない場合は、いつまでに返信するのかを伝えるようにしましょう。
署名を活用する
Eメールの最後には署名を記載しましょう。
理由は、相手に自分の情報を伝えるためです。
署名には、氏名、会社名、部署名、連絡先などを記載するのが一般的です。
署名を記載することで、相手はあなたに連絡を取りやすくなります。
Eメールの文例
ビジネスシーンを想定したメールの例を紹介します。
件名：【ご案内】第3四半期営業戦略会議のご案内
山田様
お世話になっております。営業部の鈴木です。
来週より第3四半期に入るにあたり、営業戦略会議を下記の通り開催いたしますので、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
【日時】2025年3月5日（水）14:00～16:00
【場所】本社 4階会議室B
【議題】
- 第2四半期の営業実績報告
- 第3四半期の営業目標設定
- 新規顧客開拓戦略について
- その他
会議資料は3月3日（月）までにメールにてお送りいたします。
ご都合が合わない場合は、2月28日（金）までにご連絡いただけますと幸いです。
何かご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
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鈴木太郎
株式会社〇〇 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: suzuki@xxxx.co.jp
件名：【お詫び】納品遅延についてのお詫びとご報告
株式会社△△
営業部 佐藤様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中でございます。
先日ご注文いただきました製品A（注文番号：XXXX-5678）の納品につきまして、
当初の予定より遅延が生じておりますことを深くお詫び申し上げます。
遅延の原因は、製造工程での品質検査において一部不具合が見つかったためでございます。
現在、検品作業を進めており、3月10日には納品できる見込みとなっております。
お客様にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後このようなことがないよう、生産管理体制を見直し、再発防止に努めてまいります。
なお、本件に関する進捗状況は随時ご報告させていただきます。
ご不明な点やご要望等ございましたら、いつでもご連絡ください。
何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
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田中花子
株式会社〇〇 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: tanaka@xxxx.co.jp
件名：【ご依頼の件】システム開発費用の見積書送付について
株式会社□□
システム部 高橋様
お世話になっております。株式会社〇〇の伊藤と申します。
先日ご依頼いただきましたシステム開発に関する見積書を作成いたしましたので、
添付ファイルにてお送りいたします。
【添付ファイル】
・システム開発見積書.pdf
・開発スケジュール案.pdf
・機能仕様書.pdf
今回の見積内容につきましてご不明な点やご質問等ございましたら、
お気軽にご連絡ください。
詳細については、直接お打ち合わせさせていただければ幸いです。
見積内容をご確認いただき、3月15日までにご回答いただけますと助かります。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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伊藤一郎
株式会社〇〇 システムソリューション部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Mobile: 090-XXXX-XXXX
Email: ito@xxxx.co.jp
まとめ
Eメール作成は、基本ルールとマナーを守れば決して難しくありません。
この記事でご紹介した内容を参考に、自信を持ってEメールを作成してください。
